¿Tienes que declarar renta, pero hay transacciones que no tienen factura?
No todas las compras legales disponen de una facturación, y aunque no lo crees, es algo más normal de lo que se cree.
Pero… ¿Qué sucede en casos de declaración de renta y el tema de impuestos? ¿Cómo puedes justificar los consumos de tu empresa?
La respuesta es simple: Con el documento soporte.
¿Quieres saber más sobre este registro alternativo de gastos?
Sigue leyendo, y conoce uno de los trámites contables que podrían salvarte a la hora de pagar tus impuestos.
¿Qué es el documento soporte?
El documento soporte es un documento expedido para acreditar compras y ventas realizadas a diferentes proveedores, que legalmente no están en la obligación de emitir facturas electrónicas o recibos equivalentes.
Es decir, el documento de soporte es un comprobante que realiza el comprador cuándo realiza intercambios comerciales con proveedores que no están en el deber de facturar sus transacciones.
De esta forma, el comprador podrá avalar la compra de una forma legal; y además, proporcionar a los organismos competentes un seguimiento al consumo de un determinado bien, producto o servicio.
Igualmente, con el documento soporte se puede deducir fácilmente ciertos costos y gastos en el caso de la declaración de renta; ya que con la información suministrada por este informe, se sustentarán los datos de adquisición solicitados en el proceso de impuestos con respecto a las personas que no son obligadas a emitir facturas.
En pocas palabras, el documento soporte se genera para documentar transacciones, en caso de que un vendedor no pueda emitir una factura electrónica que valide o sustente una compra.
¿Quiénes deben expedir el documento soporte?
Expedir el documento soporte es una obligación de todas las personas que se encuentren en la necesidad de respaldar cualquier tipo de transacción con algún proveedor que no esté en la obligación de emitir una factura para validar la venta.
Así, quiénes necesiten tener soporte de costos y deducciones, además de declarar la renta, pueden hacerlo mediante el documento de soporte.
Requisitos del documento soporte
De acuerdo a la Resolución 000167 de 2021, hay 10 requisitos fundamentales para la realización del documento de soporte:
- Denominar el documento bajo el título exclusivo de “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
- Colocar la fecha exacta de la operación, la cual obligatoriamente debe corresponder a la fecha en la que se generará el documento.
- Colocar los nombres y apellidos (o en su defecto razón social) además del número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quién haya prestado el servicio. En caso de que se trate de un contrato suscrito con personas no residentes fiscales en Colombia y que no estén inscritos en el Registro Único Tributario (RUT) el NIT será cambiado por el serial del documento de identificación otorgado en el país de origen del individuo no residente.
- Anexar los apellidos y nombre (o razón social) además del Número de Identificación Tributaria (NIT) del comprador de los bienes/servicios.
- Incluir la posición que corresponda con base en un sistema consecutivo de numeración de documento de soporte, además de llevar número, vigencia y rango autorizado por la DIAN.
- Especificar de forma consensuada y precisa el bien o servicio prestado.
- Mostrar el valor total del costo de la transacción.
- Anexar la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación del mismo, siguiendo lo establecido por la política de firma en la Unidad Administrativa Especial de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas)
- Emplear el formato electrónico de generación suministrado por la DIAN.
- Usar el código único de documento soporte (CUSD) en adquisiciones efectuadas a sujetos naturales o jurídicos, que no estén obligados a expedir factura de venta o recibo equivalente en sus operaciones comerciales.
¿Cómo puedes expedir un documento de soporte ante la DIAN?
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