La facturación es un proceso normal en cualquier empresa, pero… ¿Alguna vez escuchaste sobre la facturación electrónica?
Este trámite contable es una obligación para muchas compañías en Colombia, y puede que aunque lo ignores, tu negocio deba comenzar a llevarlo a cabo.
Así que lee este artículo, y conoce más sobre la facturación electrónica, la evolución digital del registro de pagos en las empresas de Colombia.
¿Qué es la facturación electrónica?
De acuerdo al Decreto 2242 anunciado en el año 2015, la factura electrónica se entiende como un documento informativo que establece las transacciones de compra/venta de bienes, productos y servicios.
Es decir, de forma general entendemos la factura como un justificante fiscal que comprueba la entrega de un producto o servicio a un comprador, el cual pagó un precio por los bienes obtenidos, y cuya acción debe registrarse.
Sin embargo, tradicionalmente es un documento elaborado en papel, teniendo un original que es archivado por el vendedor, y una copia como muestra de la operación para el comprador.
Pero las cosas han cambiado, y en la actualidad no es necesario hacer del proceso de facturación algo tan laborioso, gracias a las facturas electrónicas.
La factura electrónica es una nueva forma de registro financiero, que se vale de soportes y herramientas informáticas para su elaboración y almacenamiento.
Las 6 características de la factura electrónica en Colombia
En Colombia la facturación electrónica tiene 6 puntos claves, los cuales permiten caracterizar e identificar este documento financiero:
- El proceso de facturación electrónica es llevado, registrado y supervisado por la DIAN, siendo la única autoridad fiscal autorizada para aprobar la validez de las facturas electrónicas.
- La validez de la factura electrónica depende de ciertos trámites administrativos, como lo es el registro de Proveedor de Servicios de Tecnología (PST).
- Se debe implementar la firma electrónica para garantizar legalmente la autenticidad de la factura.
- Desde el 2019 muchas empresas están obligadas a emitir su facturación de forma electrónica.
- El formato de la factura debe ser XML, el mismo empleado por la plataforma especializada de la DIAN para la facturación electrónica en Colombia.
- Antes de realizar la facturación electrónica, hay que solicitar ante la DIAN ser emisor de facturas electrónicas; para que el organismo proporcione los datos necesarios en la generación del Código Único de Factura Electrónica (CUFE), una medida para establecer un control fiscal en todo el proceso.
¿Por qué deberías realizar la facturación electrónica?
Cuando una empresa comienza a implementar la facturación electrónica, tiene la posibilidad de disfrutar de algunos beneficios que a largo plazo podrían beneficiar enormemente a la compañía.
Porque aunque para algunos la facturación electrónica es una obligación, no podemos negar que este proceso ofrece ciertas ventajas que podrían aprovecharse, como por ejemplo:
- Ahorro en papelería.
- Facilidad en la obtención de información.
- Seguridad en el respaldo de datos administrativos.
- Mejora notable en la eficiencia
- Optimización de los tiempos de gestión.
¿Cómo hacer una factura electrónica en Colombia?
Emitir una factura electrónica es un procedimiento relativamente sencillo si tienes las herramientas necesarias para ello.
En Vega Soluciones Contables podemos ayudarte con la creación de tus facturas, y asesorarte sobre todo el proceso interno; sin embargo, emitir la factura no basta, y debes seguir algunos pasos para que puedas facturar con éxito.
Son solo 6 pasos, que te aseguramos resultan extremadamente sencillos:
- Registrarte en la DIAN como facturador electrónico.
- Seleccionar cuál es la solución para facturar electrónicamente.
- Emitir las facturas electrónicas.
- Informar al proveedor para qué envíe la información de la factura a la DIAN.
- Esperar la aprobación.
- Enviarla al comprador.
¿Quiénes están obligados a realizar la facturación electrónica en Colombia?
Según lo expuesto por la Resolución 0042 del 05 de mayo de 2020, las personas naturales o jurídicas que cumplan con alguno de los siguientes requisitos, estarán obligados a ser facturadores electrónicos en Colombia:
- Realizar transacciones comerciales con IVA.
- Prestar servicios o vender bienes gravados con el impuesto nacional al consumo.
- Pertenecer al Régimen simple de tributación.
- Desempeñarse como Comerciante, prestador de servicios, profesional independiente, agricultor y ganadero.
Moderniza tu empresa con la facturación electrónica de Vega Soluciones Contables
¿Te gustaría implementar la facturación electrónica en tu empresa?
Contáctanos, y deja que nuestro equipo de trabajo te apoye con este y todos tus trámites contables y administrativos.
Agiliza tus procesos internos, obtén resultados favorables y sácale el máximo partido a tu negocio. Vega Soluciones Contables, tus mejores aliados en procesos fiscales.